Sorpan wholesale

Caso de sucesso

Grupo Sorpan

Veja como o Grupo Sorpan revolucionou o seu departamento logístico e Comercial com BI & Analytics.  

Sobre a empresa

Com mais de 30 anos de história, o Grupo Sorpan é um distribuidor Mato-grossense de referência em produtos de sorveterias, panificadoras, congelados, Food Services e embalagens, alcançando não só o Mato Grosso, como grande parte de Rondônia e o Sul do Pará.

Desafios

  • O Grupo despendia muito esforço operacional para consolidar informações e repassá-las para os gestores da empresa.
  • Essas informações não eram confiáveis e não se tinha um acompanhamento necessário dos setores.
  • Logo as metas estipuladas não eram alcançadas e os resultados não eram satisfatórios.

Como ajudamos

  • Com o TARGIT, a Sorpan passou a acompanhar as metas comerciais de forma constante e a estipular mais metas de forma coerente.
  • As análises são fáceis de criar e os dados são consolidados e dispostos em TVs para todos verem
  • Relatórios são enviados periodicamente para vendedores e fornecedores poderem revisar, planejar e retificar suas estratégias em busca de bater as metas estipuladas.

Com mais de 70 veículos, entre caminhões e carretas, 3 lojas de varejo, 2 Centros de Distribuição e com uma indústria de farináceos e congelados, o Grupo Sorpan cobre toda a região do Mato Grosso, parte do Pará e Rondônia.

Somente uma organização muito eficiente conseguiria dar conta de tamanha operação que o grupo sustenta – e não é por menos – a parte comercial do Grupo Sorpan estipula uma média de 20 tipos de metas diferentes no seu cotidiano, todas bem acompanhadas periodicamente entre os seus mais de 60 representantes externos (RCAs), gestores, supervisores de vendas e auxiliares.

A partir de uma demanda alinhada com a supervisão de vendas, toda a segunda-feira os gestores têm esse resultado para saber do que eles necessitam para atingir metas a partir dos seus números, em um acompanhamento real, frequente. Nós não mandamos todo o dia por uma questão de escolha.”

– Ricardo Melo, gerente de TI no Grupo Sorpan.

Mas nem sempre foi assim…

Antes da adoção do BI na organização, e indo além, antes do ERP que utilizam atualmente (Winthor / TOTVS Distribuição e Varejo), os processos eram exaustivos. Pedidos eram feitos por fax, por telefone ou manualmente escritos. O sistema simplificado que utilizavam não dava margem para automações e rápida visualização de dados, logo o contato com os representantes era feito somente uma vez ao ano em uma convenção apresentando os resultados, com as metas alinhadas na primeira data do ano, ou seja, sem um acompanhamento contínuo, sem falar que os dados apresentados muitas vezes continham incoerências apontadas pelos representantes nesses eventos – justamente por ser um processo manual.

Era um trabalho bem grande que juntava todos os gerentes de vários setores, que era o gerente financeiro, de compras, comercial. E daí fazíamos o levantamento individual de cada um e com reuniões somávamos essas informações para apresentar em alguma convenção os resultados.”

– Ricardo Melo, gerente de TI no Grupo Sorpan.

Em busca da verdadeira Inteligência de Negócios

O passo mais importante rumo à transparência dos dados e automatização dos processos é quando a empresa finalmente se dá conta de que necessita de uma plataforma de Business Intelligence. Contudo, fica difícil encontrar o BI ideal, dentre várias soluções, em um mercado já saturado.

No caso do Grupo Sorpan não foi diferente. – “Muitos querem vender só a plataforma para você usar, não querem vender uma qualidade de serviço e integração.” – diz Ricardo Melo.

Logo o Grupo acionou a assistência do fornecedor do ERP em busca de um sistema com melhor integração. – “Várias empresas foram apresentadas. – Continua Ricardo – “até que a TARGIT passou uma segurança maior para nós, pela empresa, pelo histórico, pela integração e pelo modelo de entrega de resultados. Não era uma coisa que eu teria que construir, ela me ajudava a integrar as informações e ter confiança naquele resultado que estou verificando.”

Quais foram os impactos do TARGIT?

“Nossa operação ano passado teve um crescimento em média 40%. E os números que não analisávamos – que ficava sempre abaixo – já conseguimos atingir as metas, como de positivação e penetração.”

– Ricardo Melo, gerente de TI no Grupo Sorpan.

Primordialmente, o grande ganho nessa mudança de processos para uma plataforma de BI foi a eficiência Logística. Segundo Ricardo Melo, o maior desafio da Sorpan é concentrado na Logística devido ao fato de cobrirem grandes escalas de distâncias, em média de 800 a 1000 km – e isso traz uma necessidade de ter um bom acompanhamento entre diferentes métricas, além de valor e número de vendas.

Isso garante, consequentemente, um aumento natural em sua operação e em seus ganhos. “Então conseguimos aumentar a quantidade de representantes e aumentar a quantidade de frota baseado na parte comercial.” – Ricardo Melo.

Diferentemente do cenário anterior, onde a Sorpan só trabalhava com metas financeiras, pois era a única métrica que conseguiam estipular, agora eles têm um leque de metas mais vasto e ambicioso, abordando os almejados Indicadores de Penetração, Positivação, Volume, Peso, etc.– “A empresa conseguiu absorver mais ganho já que o vendedor não fica centralizado somente em valor.” – diz Ricardo Melo – “Hoje ele trabalha com vários tipos de metas e ele tem esse acompanhamento semanalmente para atingir essas metas.”

Dados democratizados

Hoje o BI TARGIT atinge todos os representantes, os gestores comerciais e a parte de varejo. – “Hoje temos 3 lojas de varejo, com suas próprias metas, todas também automatizadas para que os resultados já cheguem aos gestores e gerentes gerais das lojas. – Ricardo Melo.

O que antes eram reuniões massivas de duas horas com os representantes, repassando informações detalhadas sobre o que está acontecendo na empresa, nas vendas e nas rotas, agora constitui reuniões de, no máximo, 15 minutos, somente para tratar pontos negativos dos resultados dos colaboradores.

A Sorpan chegou ao ponto de ter representantes que buscam ativamente por ajuda para melhorar seu desempenho a partir dos indicadores negativos que receberam em suas análises “Como temos resultados até por fornecedores” – fala Ricardo Melo – “Eles até ligam aqui para saber o que a empresa pode fazer para ajudar a melhorar a venda dele, melhorar a penetração.”

Bem-vindos a era da informação

Atualmente todos os processos do Grupo Sorpan são informatizados, desde Cobrança, Contas a Receber, Positivação, Perda Financeira etc. O tempo que os gestores perdiam, refazendo relatórios no Excel para cruzar informações, agora é aplicado em acompanhamento e desenvolvimento de estratégias para garantir os resultados e absorver mais ganho.

Além dos benefícios enxergados na parte Comercial, Logística e Financeira da Sorpan, segundo o Gerente de TI do Grupo, a área de Tecnologia da Informação aumentou a sua capacidade de absorver funções e ter um impacto maior na organização.  – “Hoje trabalhamos para entender processos e criar novas técnicas para vendas. Estamos dentro do negócio, não só mais para cuidar da parte de infraestrutura.”  – Diz Ricardo Melo.

“Acabou com aquela situação de ‘eu acho’. Hoje é valor e números, se eu preciso de uma reunião agora, é informativo, pega o BI, abre o BI, e ele vai trazer a informação real. Não é mais aquela questão de ‘eu acho que é aquela pessoa, eu acho que é aquele produto’. Hoje temos certeza de dar qualquer resposta para a nossa equipe e a parte externa também.”

– Ricardo Melo, gerente de TI no Grupo Sorpan.

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