Caso de sucesso
Okajima distribuidora diminuiu drásticamente o tempo de geração de relatórios com o BI TARGIT
A jornada da Okajima desde a árdua criação de relatórios por planilhas até a implementação de um BI em tempo real com o TARGIT.
Sobre a empresa
Com seu jeito oriental de fazer distribuição, a Okajima é referência no Estado do Pará com 17 anos de atuação. Seu portfólio de produtos engloba desde Higiene pessoal, Alimentos, Bebidas, produtos de limpeza até materiais de construção e utilidades domésticas
Desafios
• A equipe da Okajima demorava muito tempo para consolidar informações e criar relatórios rotineiros.
• A empresa carecia de um sistema que permitisse o fácil compartilhamento de dados para cada colaborador.
Como ajudamos
• A Okajima saiu de um processo demorado de criação de planilhas para um processo dinâmico e fácil de criação de análises.
• As análises são fáceis de criar e os dados são consolidados e dispostos em TVs para todos verem
• O compartilhamento de dados para os colaboradores ficou bem mais rápido, automático e preciso, por poder controlar a visualização de dados para cada área ou indivíduo.
O primeiro passo para a Inteligência de Negócios
Localizada no Pará, a Okajima Distribuidora cobre uma extensa gama de produtos, desde alimentos, bebidas, até materiais de construção e utilidades domésticas. Junto a seu vasto alcance territorial, cobrindo 138 cidades do Estado (de 144 no total), e com sua robusta área comercial, com mais de 300 vendedores, um dos grandes desafios da empresa era a criação e compartilhamento de relatórios com rapidez e eficiência.
Visto que as metas dos vendedores mudam constantemente, pelo menos a cada 3 meses, e há a necessidade de compartilhar informações específicas para cada vendedor, a Okajima despendia uma equipe completa com 5 analistas com a única missão de criar, atualizar e compartilhar essas planilhas para cada vendedor, enviando e-mails um por um. Uma árdua tarefa que demandava muito tempo.
“Tinham planilhas que foram criadas que eu entregava exatamente o que tinha pedido, e quando ele (gerente) abria a planilha era 5 minutos calculando os dados para que ele pudesse começar a usar. Se pediu muita coisa, o Excel não dá conta.”
– Leandro Nobushige, Analista Senior na Okajima.
Em 2017 a Okajima passou por uma grande mudança, visto a demora na consolidação de dados. A empresa optou por adquirir o BI TARGIT para agilizar esse processo. Com uma implantação rápida, feita em poucas semanas, foi evidente o dinamismo adquirido na operação da Okajima com o TARGIT, um gráfico simples de crescimento por cada ano, com filtros de fornecedores, produtos, equipes, e outros, levou cerca de 3 meses para ser criado, segundo o Analista de Sistemas Senior na Okajima, Leandro Nobushige – “Quando vieram demonstrar o BI pela primeira vez, eu pedi para eles fazerem isso e o cara fez em 5 minutos.”
Mas é claro, adquirir um BI de alta performance não se trata somente sobre criar relatórios rápidos e precisos, mas também em garantir que os processos da empresa estejam sendo gastos no que realmente importa. O que víamos na Okajima antes da adesão do TARGIT é algo comum entre empresas não familiarizadas com BI, onde a maior parte da operação é gasta em extrair e modelar os dados. O processo de Inteligência de Negócios torna as empresas mais estratégicas ao possibilitar que as organizações foquem seus esforços em analisar os dados e tomar decisões, em vez de perder tempo no processamento e consolidação dos dados.
No caso da Okajima, a antiga equipe de analistas dedicada às planilhas de Excel foi gradualmente realocada para outras atividades, analisando os Indicadores, os RCAs e orientando os supervisores da empresa.
Indo além – O próximo passo da Okajima com BI
O próximo passo da Okajima Distribuição na sua estratégia de Inteligência de Negócios aconteceu esse ano, 2021. Após alguns anos utilizando a arquitetura tradicional de BI, em SQL, eles optaram por fazer a adesão ao TARGIT InMemory, a versão do TARGIT Decision Suite alocado na memória RAM do servidor, tornando o processamento de informações mais rápido, e a utilização mais simplificada, pois a nova tecnologia não depende de ferramentas externas para confecção de um projeto de BI, como o Microsoft Visual Studio.
”O diretor já tá empolgado com a velocidade da nova versão – comparou à mudança de internet discada pra de fibra – e a velocidade pra atualizar os dados vai permitir que outros setores possam se beneficiar do BI.”
– Leandro Nobushige, Analista Senior na Okajima.
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