Torne as apresentações e reuniões mais eficazes com análises

Em um webinar recente sobre Visualização Avançada, pesquisamos quantos clientes usaram análises doTARGIT direta ou indiretamente em apresentações nas reuniões da empresa. A maioria dos clientes usava o TARGIT diretamente, o que não era surpresa. Uma parte menor exportou painéis do TARGIT para PowerPoint e uma pequena minoria não usou o TARGIT em reuniões.

Isso nos inspirou a mergulhar nos benefícios e armadilhas de usar uma ferramenta como o TARGIT em apresentações e reuniões – fazendo “análises ao vivo” com um público, por assim dizer.

Nesse contexto, veja alguns dos recursos do TARGIT que serão úteis em sua jornada para colher os benefícios e evitar as armadilhas.

Os dados sempre estão presentes – mas como?

Em quase todas as apresentações ou pautas de reunião em qualquer organização, os dados serão apresentados em algum momento – talvez para provar um ponto, abrir uma discussão ou compartilhar o estado das coisas de forma medida.

PowerPoint mata os seus dados

Em muitas apresentações ou reuniões, KPIs de alto nível serão apresentados em slides do PowerPoint. Eles podem ser copiados / colados / exportados de uma ferramenta de BI, mas não estão mais conectados a um banco de dados.

Isso pode ser uma vantagem para o apresentador ou líder da reunião que deseja controlar o fluxo de informações e, principalmente, que a comunicação seja uma via de mão única.

No entanto, as desvantagens são muito fáceis de identificar:

• Mesmo as perguntas de acompanhamento mais básicas serão irrespondíveis – você não pode detalhar, filtrar ou classificar os dados de nenhuma forma.

• Se você quiser apresentar mais números – e talvez até mesmo usá-los para contar uma história com dados – você terá que criar uma infinidade de slides que rapidamente se tornam incontroláveis. Culpe a natureza sequencial do PowerPoint, que pode ser um pouco inconveniente.

• Qualquer feedback ou pergunta “arruinará seu show” e deixará você navegando para frente e para trás nos slides.

Saia da zona de conforto

Dependendo do propósito de sua apresentação ou reunião, pode ser uma boa ideia deixar sua zona de conforto e usar ferramentas analíticas ali mesmo na sala de reunião ou enquanto faz sua apresentação.

Os benefícios são muitos, por exemplo:

• Ao usar a análise “ao vivo”, todos têm a sensação de estar acompanhando você na jornada. Eles podem ver a mudança dos números quando você filtra, classifica e detalha os números na frente deles com o cliente da Web Anywhere da TARGIT.

• Também permitirá que você mostre mais dados para apoiar sua mensagem, sem cansar a todos com slides intermináveis ​​- mas apenas fatiar e cortar alguns painéis.

• A propósito, depois de sair do PowerPoint, você não está mais preso à abordagem sequencial. Se os números que você apresenta existem em mais de um painel, os painéis devem ser agrupados usando o recurso de menu integrado do TARGIT. Isso permite que você revisite qualquer parte desejada em qualquer sequência que desejar. Mais liberdade e mais espaço para feedback.

• Se o seu ideal é uma cultura baseada em dados e você consegue definir o padrão e inspirar todos a seguirem seu exemplo, apenas certifique-se de que seus painéis estejam bem construídos, para que você possa responder às perguntas que surgirem no local, como “Qual foi meu aumento de custo em relação ao ano passado? ” “Qual é o maior motivo para o aumento do custo?” – esses tipos de perguntas. Isso permite que você defina outro tipo de padrão. O padrão para design de painel. Compartilhe com todos quais perguntas seu (s) painel (is) pode (m) responder e quais ações devem ser vinculadas às respostas.

• Quando a apresentação / reunião for concluída, em vez de compartilhar slides, você pode compartilhar o acesso ao (s) painel (s) após a reunião. Você pode até incorporá-los no portal da empresa usando o recurso de Incorporação TARGIT e permitir que todos mergulhem nos números – ou apresente-os como uma apresentação de slides em telas planas.

• Usando o recurso de Agendamento de Publicação TARGIT, você pode até definir isso com um prazo – talvez mostrando os números quando as pessoas aparecem para trabalhar e caminham pelo escritório. Agora não é mais algo que foi dito em uma reunião, mas uma história compartilhada dentro da organização.

Faça disso um sucesso

Os benefícios continuam e continuam. Existem algumas armadilhas, mas elas se resumem principalmente à clareza e qualidade dos painéis que você apresenta.

• Você precisa tornar os dados simples e fáceis de entender – especialmente ao lidar com um público mais amplo que pode não conhecer todos os pré-requisitos e regras de negócios. Isso é ainda mais verdadeiro se você pretende compartilhar os painéis com acesso para detalhamento e filtro. Compartilhar como uma apresentação de slides pode ser um compromisso quando você vai além de um grupo restrito de pessoas com muito conhecimento compartilhado.

• Ainda haverá um limite para o quão dinâmica a reunião / apresentação pode ser. Nem todos os tipos de perguntas podem ser respondidos no local. Você só precisa ser claro sobre isso e quais são as limitações. Ainda será muito melhor do que printscreens de dados “mortos”.

• Seu nível de preparação precisa ser alto. Deixar a segurança do PowerPoint, com números escolhidos a dedo, também significa que você está convidando comentários e perguntas. Você precisa estar preparado para mostrar as respostas, pelo menos, as mais óbvias. A boa notícia é que esse tipo de preparação o forçará a embalar seu painel com respostas relevantes para os negócios.

É sempre uma boa ideia?

Existe algum limite para quando você deseja usar a análise ao vivo – ou para quais tipos de reuniões ou apresentações isso poderia ser benéfico?

Na minha opinião, na verdade não. Mas, assim como você implementaria um projeto de BI de sucesso, comece pequeno com os casos mais adequados e certifique-se de que seja um sucesso.

No futuro, você pode expandir o uso de análises e, com sorte, inspirar outras pessoas a seguir seu exemplo.

Ser uma empresa orientada a dados é o sonho de todos, mas usar análises em reuniões e apresentações será um dos degraus para tornar o sonho uma realidade prática.