Análises e relatórios para o Distribuidor Atacadista

Falamos em outra matéria aqui no blog sobre a importância dos Indicadores-Chave de Performance para o Distribuidor Atacadista. Os também chamados KPIs permitem monitorar a saúde da operação e fornecem insights valiosos para a tomada de decisão.

Entretanto, os indicadores por si só não são suficientes. Imagine, por exemplo, que você receba uma notificação informando que a inadimplência bateu o limite estipulado de 2%. O que você provavelmente faria na sequência é buscar entender de quantas notas estamos falando, quais são os clientes e respectivos RCAs de maior valor inadimplente e/ou qual o tempo médio de atraso no pagamento. Essa atividade que você acabou de fazer se chama análise de dados.

O que é uma análise?

Enquanto os KPIs fornecem a visão macro de um processo – inadimplência, por exemplo – a análise permite detalhar o processo por trás do número – quem está inadimplente, qual o valor e há quanto tempo.

O objetivo principal de uma análise é fornecer ao usuário os dados necessários para que ele entenda o que está acontecendo e, principalmente, possa tomar decisões a partir dela. Por essa razão, uma boa análise deve apresentar as seguintes características:

Interativa: é preciso cruzar dados, aplicar filtros, realizar comparações, cálculos e detalhamentos. Se uma análise for “engessada”, você não será capaz de se aprofundar no processo e identificar os gargalos e as oportunidades;

Completa: construir análises incompletas, que só reflitam parte do processo ou indicador, levará você a decisões igualmente incompletas. É fundamental que suas análises tragam todas as perspectivas possíveis sobre o problema e permitam estudá-lo a partir de uma visão 360º.

Acionável: por último, e não menos importante, toda análise precisa ser acionável. Isso significa que não adianta trazer um apanhado de gráficos e tabelas repletos de informação se você não for capaz de interpretá-los e tomar uma ação a partir deles. Voltando ao exemplo do estouro da inadimplência, a análise que você fizer deve permitir tomar uma decisão que efetivamente leve a inadimplência de volta para dentro da meta.

Visualmente, uma análise é geralmente apresentada a partir de um painel, também chamado de dashboard, que consiste em um conjunto de tabelas e elementos gráficos ricos em informação pertinente sobre o indicador ou processo.

O que é um relatório?

Comumente confundido com a análise, o relatório é também um documento analítico. A diferença entre os dois está no propósito de cada um: o relatório, diferentemente da análise, tem um objetivo informativo, isto é, ele busca simplesmente fornecer ao usuário informação relevante sobre um indicador ou processo.

Voltemos ao exemplo da inadimplência. Você, gestor financeiro, precisa ser capaz de entender cada nota, cliente e RCA por trás dos valores inadimplentes e propor planos de ação efetivos para sua redução. Já o setor de cobrança não; basta que eles sejam informados para quais clientes ligar e cobrar a regularização do título atrasado. Basta um relatório. Perceba as principais diferenças:

Estático: um relatório precisa ser claro, direto e objetivo; você precisa lê-lo e rapidamente capturar a informação de que precisa. Responsividade não é um quesito importante.

Específico: quanto mais amplo for o tema, mais demorada e complexa ficará a leitura do relatório. Selecione somente as informações necessárias para serem comunicadas ao usuário, de acordo com o objetivo do documento.

Acionável: aqui temos um ponto que não muda: o relatório também precisa ser acionável. Não tem valor informar algo a alguém se essa informação não for gatilho para um processo de negócio. Voltando para o exemplo da inadimplência, enviar o relatório de clientes inadimplentes dispara a ação de cobrar. Você não teria o mesmo resultado se enviasse um relatório de performance de vendas para esse setor. Guarde sempre: BI é sempre sobre tomada de decisão.

BÔNUS: Análises, relatórios e o que isso tem a ver com Governança e Comunicação

Talvez você ainda esteja um pouco confuso quanto à diferença entre análises e relatórios, ou quanto à importância deles para a sua operação. Outra maneira de entender esses conceitos é olhando para a governança da sua empresa. Isso mesmo, o quê, como e para quem esses documentos são importantes está diretamente ligado à arquitetura de governança da sua empresa e a como se comunicar dentro da sua organização. Preparamos um vídeo superlegal para ajudar a visualizar a relação entre esses conceitos, confira:

BÔNUS 2: Análises e relatórios para o Distribuidor Atacadista

Existem infinitas possibilidades de análises e relatórios. Entretanto, no dia a dia do distribuidor atacadista, alguns deles são tão essenciais para a sua operação que separamos aqui para você conhecer e, caso ainda não faça na sua empresa, começar já. Boa leitura!

Análises

Sortimento

Um distribuidor atacadista geralmente trabalha com um amplo portfólio de produtos. Quais são os mais vendidos? E os menos? Qual a margem bruta por produto, família e indústria? Qual o mix médio por cliente? Existem produtos “encalhados”?

Ter a resposta para essas e outras perguntas é o que chamamos de análise de sortimento ou mix, e ela é fundamental para estruturar seu portfólio, que é um dos três pilares da gestão comercial. 

Frequência de Compras

O cliente da Distribuição é, em sua maioria, o Varejo. Isso significa que a venda do distribuidor para o varejista é do tipo recorrente – todo mês o seu cliente precisará se reabastecer e comprar novamente.

Assim, é fundamental analisar a frequência de compras dos seus clientes e garantir que eles estejam comprando de você mês após mês e preferencialmente aumentando o valor comprado.

Existe ainda uma razão extra para monitorar a frequência de compras da sua carteira de clientes: adquirir um novo cliente custa muito mais caro que reter um atual . Assim, vender de forma recorrente é, além de garantir receita futura, eliminar custos de aquisição de clientes em marketing e vendas.

Visão Geral de Vendas

Se você ainda está no grupo dos que acompanham somente o KPI de faturamento, precisamos informar que isso já não é mais suficiente. Uma boa análise da performance comercial hoje passa por entender, além do valor faturado, aspectos como:

Volume: mesmo que você esteja crescendo em vendas, pode haver um problema na sua performance comercial. Com a inflação em alta e preços sendo reajustados constantemente, é possível que o aumento no faturamento seja unicamente devido aos respectivos aumentos de preço, enquanto o volume vendido siga similar ou até mesmo menor!

Preço: descontos e bonificações podem ser decisivos na hora de fechar negócio, mas também podem ser os principais detratores da margem. Naturalmente, acompanhar as políticas comerciais que estão sendo praticadas é fundamental para garantir margens brutas adequadas.

Portfólio: é importante compreender que mix de produtos a equipe comercial está conseguindo girar e se esse é o mix esperado de acordo com a estratégia comercial.

Procure sempre analisar a performance do seu time comercial considerando todos os aspectos acima e segmentando em todos os prismas possíveis: por filial, por fornecedor, por RCA…

Sugestão de Compras

Uma das análises mais importantes para o distribuidor atacadista é a sugestão de compras. Olhando para estoque disponível, parâmetros de estoque (mínimo, máximo, ideal), giro dia e metas de vendas, qual deveria ser a quantidade a comprar de cada produto?

Você pode enriquecer ainda mais essa análise com algoritmos de inteligência artificial e dados de mercado, de maneira a melhor ajustar a demanda futura e comprar melhor.

Monitoramento de Pedidos

O que os consumidores esperam? Receber seus produtos dentro do prazo e exatamente conforme o pedido. A taxa de pedido perfeito é um dos KPIs mais importantes da Logística e representa justamente o % de pedidos entregues dentro do prazo e de acordo com a solicitação do cliente.

Atingir uma taxa de 100% de pedido perfeito não é uma tarefa fácil. Por isso, é muito importante ter um painel de monitoramento dos pedidos e checar periodicamente o status de cada ordem de serviço e o tempo decorrido, agindo a tempo para evitar erros e assegurar a satisfação dos clientes.

Relatórios

Conclusão

Há um número infinito de análises e relatórios que podem prover insights valiosos para o Distribuidor Atacadista. Saber selecionar os mais importantes e organizá-los de acordo com a governança da sua empresa é uma atividade estratégica que certamente se traduzirá em melhores resultado para a operação e te alavancará frente aos concorrentes. Se você está pronto para iniciar essa jornada, encorajamo-lo a ler esse outro artigo que preparamos com 4 passos para implementar uma cultura de dados na sua empresa.