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Guia completo de KPIs

Tudo que você precisa saber sobre Indicadores-Chave de Desempenho no setor de Atacado e Distribuição.

Em um setor como o Atacado Distribuidor, que lida com margens de lucro apertadas e alto volume de circulação de mercadorias, muitas dessas frágeis e/ou perecíveis, eficiência na operação através de uma gestão de alta performance é fundamental para manter a competitividade e a boa saúde do negócio.

Como já dizia Edwards Deming, “Não se gerencia o que não se mede (…) e não há sucesso onde não se gerencia”. O primeiro passo para alcançarmos esse sucesso é buscar formas de analisar a operação, procurando gargalos e encontrar oportunidades.

Talvez aquela mercadoria frágil e perecível esteja se deteriorando no seu estoque por falta de giro, ou talvez um cliente recorrente esteja deixando de comprar por conta da alta dos preços. Pode ser que sua carteira de clientes seja composta, em grande parte, por mal pagadores ou que as visitas estejam mal roteirizadas. Muitos podem ser os gargalos ou as oportunidades dentro da sua operação.

Para detectar essas e outras questões é preciso se munir dos seus próprios dados através de números objetivos que informam os resultados da sua operação – os chamados KPIs.

O que é um KPI?

Você se impressionaria com a quantidade de pessoas que vemos por aí se confundindo ao utilizar esse termo, até mesmo profissionais que atuam de alguma forma com análise de dados. Basicamente, KPI, do inglês, “Key Performance Indicator”, é a sigla para Indicador-Chave de Performance (ou Desempenho), e, segundo o Gartner, significa:

“Um indicador chave de desempenho (KPI) é uma medida de alto nível da saída do sistema, tráfego ou outro uso, simplificado para coleta e revisão semanal, mensal ou trimestral.” – Gartner

Para simplificar, imagine que você foi fazer um exame de sangue. Componentes como o nível de glicose vão indicar se você não é diabético (até 99 mg/dl), é pré-diabético (de 100 a 125 mg/dl), ou é de fato diabético (acima de 125 mg/dl). Outros componentes te indicarão outros problemas, se você é anêmico, se tem falta de alguma vitamina, se tem imunidade baixa etc.

Como está a saúde do seu negócio?

O indicador é o primeiro passo para analisar a saúde da empresa, assim como os componentes no exame de sangue são o primeiro estágio para o médico diagnosticar a saúde física do paciente.

Quando o médico vê algo de suspeito, ele imediatamente pede outros exames para se aprofundar e refinar o diagnóstico. Já no mundo dos negócios, quando o gestor vê um indicador em baixa, como o volume de vendas, logo se aprofundará buscando o desempenho por equipe, por loja e por produto para entender o motivo da queda. Isso é o que chamamos de análise.

Mas é claro, há centenas de indicadores para serem compilados e analisados, da mesma forma que há outras centenas de componentes que podem ser estudados no seu corpo. Por questões de objetividade e clareza, tanto o médico quanto você devem priorizar as métricas que mais importam naquele momento.

Se você reclama de cansaço para seu médico, talvez ele peça um exame de sangue rotineiro. Sabendo que você tem um histórico de diabetes na família, o médico poderá se atentar especificamente nos seus níveis de glicose, esse sim seria o Indicador-Chave de Performance, enquanto outros componentes, como colesterol, não façam sentido dentro do contexto, se tornando só mais um indicador.

Logo, nem todo o indicador disponível é relevante para a sua análise, tudo depende do seu objetivo, é exatamente isso que vai tornar seu indicador comum em um Indicador-Chave. Se você for monitorar as vendas, por exemplo, há indicadores bem úteis e usuais no mercado que te ajudarão na sua análise, da mesma forma para outras áreas, como logística, compras, estoque etc.

Resumidamente, KPIs são números que medem o impacto das ações operacionais e estratégicas da empresa, indicando se as atividades do setor estão sendo executadas com qualidade e eficiência.

O que não é um KPI?

Para evitar confusão, é bom falarmos também o que não é um Indicador-Chave de Performance:

1.KPIs não são nomes ou símbolos.

KPIs são sempre, sem exceção, números mensuráveis e comparáveis. Qualquer coisa além disso não é um KPI. Se você se pergunta “qual é o volume de vendas da sua equipe nesse mês?” e a resposta for “10 mil produtos vendidos”, isso é um KPI. Mas, se você se pergunta “qual RCA vendeu mais esse mês?” e a resposta for “Carlinhos”, isso não é um KPI!

2. KPIs não são irrelevantes.

Como dito antes, um KPI tem que ser relevante no contexto que é inserido, do contrário será somente um indicador.

3. KPIs não são análises.

Quando falamos em análises, nos referimos à leitura aprofundada de uma métrica ou processo. Se você investigar o porquê o seu faturamento está em declínio, por exemplo, você terá que ver os detalhes das vendas por região, por filial, por produto, cruzar informações de diferentes sistemas e assim por diante. Isso seria uma análise de faturamento e, dentro dela, haveria vários indicadores e KPIs.

Como ler um KPI?

Um KPI sozinho não diz nada, é preciso compará-lo e contextualizá-lo para que o número faça sentido e realmente indique alguma coisa. Essencialmente, existem três tipos de leitura que permitem ao gestor interpretar um indicador:

1. Comparação de Meta

Digamos que você tenha faturado 1 milhão de reais. Esse número é bom ou é ruim? À primeira vista, sem uma referência, o resultado pode parecer bom, mas caso sua meta seja de 3 milhões, então na verdade é um desempenho bastante ruim.

2. Comparação de Tempo

Outra forma de interpretar um KPI é analisando sua evolução no tempo. Você faturou 1 milhão este mês? Isso representa um crescimento ou uma queda em relação ao mês anterior? E em relação ao mesmo mês do ano passado? De que percentual estamos falando?

3. Comparação de Mercado

De volta ao seu 1 milhão, você pode até estar batendo as suas metas e vendendo mais em comparação aos meses anteriores, porém ao comparar com seus concorrentes você pode descobrir que está perdendo mercado. Você se pergunta: como isso é possível se estou crescendo? Acontece que, ao comparar seus resultados com os dos concorrentes X e Y, você percebe que suas metas estão modestas e o seu ritmo de crescimento não é suficiente. Se não agir a tempo, sua empresa corre sério risco de perder espaço para outros players e se tornar menos relevante no mercado.

Armazem-de-produtos

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Como medir o desempenho do estoque?

Quais são os principais KPIs para o setor de Atacado e Distribuição?

Giro de estoque

Quanto maior o giro, mais rápido a sua operação movimenta aquele produto e consequentemente menores serão os custos de armazenagem. Uma mercadoria que fica parada muito tempo corre o risco de ficar obsoleta ou perecer, então uma das possíveis ações reparadoras é fazer promoções em busca de um maior giro. Para evitar que o problema volte a ocorrer no futuro, o ideal é entender precisamente qual é a demanda de cada produto e ter no estoque somente a quantidade necessária.

Ruptura de estoque

É a quantidade ou o valor que se deixou de vender por falta da mercadoria, esse indicador mostra o quão eficiente é o controle e reposição do seu estoque. Nada pior do que perder uma venda certa por se dar conta que um item não se encontra no seu armazém. Talvez você não esteja prevendo da melhor forma a sua demanda, ocasionando em clientes insatisfeitos e baixa nas vendas.

Faturamento

Dos indicadores mais usuais, é difícil não falar nele. Presente em qualquer negócio, trata-se de todos os ganhos obtidos pelas vendas da empresa. Entretanto, é preciso tomar cuidado e analisá-lo apropriadamente. Por exemplo, o gestor pode notar aumento de mais de 10% no faturamento de determinada linha de produto. Entretanto, em tempos de inflação acelerada, por trás do aparente crescimento pode estar camuflada a alta nos preços e, na verdade, a operação pode estar sofrendo queda em outro KPI muito importante, que é…

Volume de vendas

Além de levar em conta qual é o valor vendido, também é importante avaliar volume vendido em determinado período. Como visto no exemplo acima, você pode ter um maior faturamento, sem necessariamente vender mais, já que os preços variam. Também olhar o volume de vendas por região, equipe ou RCA mostrará quais são os pontos de destaque na sua operação comercial e onde estão os pontos a melhorar.

Positivação

Esse indicador mostra a quantidade de clientes diferentes atendidos dentro de determinado período. Os clientes atendidos pelo Atacado Distribuidor são lojas de varejo, e o varejo nunca para de operar, além de sempre ter a necessidade de se abastecer. Se o seu cliente deixou de comprar, pode ter certeza de que o concorrente tomou o seu lugar. Ficar atento a esse indicador é importante para garantir a sua venda recorrente.

Mix de produtos

Esse indicador mostra a quantidade de produtos diferentes vendidos dentro de determinado período. Com esse indicador à vista, o gestor tem uma visão de quais são os produtos que performam mais e quais performam menos para alcançar o sortimento ideal.

Devolução

O indicador de devolução pode envolver a área comercial, quando é enviado para o cliente algum produto indevidamente, más práticas comerciais, ou pode envolver o setor logístico, quando o pedido volta por danos na mercadoria.

Margem bruta e líquida

A margem bruta mede o percentual de lucro nas vendas, ou seja, o quão relevante foi a contribuição de cada produto no caixa da empresa. Há produtos, por exemplo, que podem vender muito, mas entregar uma margem baixa. Já a margem liquida engloba os ganhos de forma geral de toda a organização, após a inclusão das despesas no cálculo.

Rentabilidade e Lucratividade

Indicadores que são geralmente confundidos entre si, a lucratividade, pura e simplesmente, mede o lucro da empresa, enquanto a rentabilidade aponta qual o retorno sobre o patrimônio investido.

EBITDA

Um dos indicadores financeiros mais importantes, o EBITDA mede o desempenho e a produtividade de toda a sua organização levando em consideração a geração de caixa da empresa.

Bônus: KPIs que não te falam

Comentamos sobre alguns dos principais KPIs do setor, que você provavelmente já ouviu falar antes e talvez até já use no seu dia-a-dia. Entretanto, há indicadores igualmente importantes para o Atacadista Distribuidor que não são muito comentados. Veja alguns que separamos especialmente para você:

Perdas com crédito

Diferentemente do Varejo, em que venda e pagamento ocorrem simultaneamente, na Distribuição costuma haver um espaço de tempo entre os processos. É possível que a venda seja realizada e o faturamento ocorra, mas que na hora de pagar o cliente não cumpra com sua obrigação financeira. Chamamos esse fenômeno de inadimplência.

Se um dos clientes da sua carteira estiver inadimplente, ele será cobrado tanto pelo seu RCA quanto pelo Financeiro, terá dificuldade para recomprar de você e poderá até ser protestado. Suponha que mesmo aplicando todos esses mecanismos, você ainda não seja pago e se passe mais de um ano desde a venda – você provavelmente não irá reaver esse dinheiro, né? Ao valor inadimplente há mais de um ano chamamos perdas com crédito e esse KPI é importante porque o dinheiro perdido precisará ser contabilizado em seus relatórios financeiros e até mesmo equacionado como risco nas análises de projeção de caixa e resultado.

Ciclo financeiro

Esse KPI indica se a sua empresa está operando com o próprio capital ou se está utilizando o crédito do fornecedor para movimentar o caixa. Da mesma forma que é comum na cadeia de suprimentos o Varejista pegar crédito do Distribuidor, o Distribuidor também pega crédito da Indústria com um prazo estipulado de pagamento. Se o Distribuidor pegar esse crédito em mercadoria e conseguir vender e receber antes do prazo estipulado, ele terá lucro sem movimentar o próprio capital.

Preparamos um vídeo exclusivo sobre o Ciclo financeiro:

Onde reúno e visualizo meus KPIs?

Tão importante quanto saber quais são os indicadores mais relevantes para a sua organização é ter um lugar para reuni-los e acessá-los. No setor de Atacado e Distribuição, em que se lida com uma imensa quantidade de dados todos os dias, é praticamente impossível reunir tudo que você precisa em planilhas avulsas de Excel.

É daí que vem a necessidade de conectar seus sistemas (ERP, WMS, CRM, etc.) a uma plataforma de Business Intelligence. É nela que você vai visualizar seus KPIs por departamento, e poder se aprofundar em cada detalhe, gerando diagnósticos e prognósticos de toda a operação da sua empresa.

Exemplo da plataforma de BI e Analytics TARGIT construida pela Uniagro
homem sorrindo olhando para seu tablet

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10 dicas para escolher uma plataforma de BI

Transformando KPIs em resultado com uma cultura de dados

Falamos muito sobre KPIs, o que são, o que não são, sua leitura e suas aplicações, mas vale ressaltar que o KPI sozinho não resolve muita coisa. Ele é apenas a primeira etapa e, assim, haverá outras igualmente necessárias para uma avaliação efetiva, que inevitavelmente exigirá uma análise de dados detalhada do assunto.

Além disso, cada KPI tem seu contexto próprio para realmente ser chave. Como vimos antes, há vários indicadores bastante úteis e muitos deles são interdepartamentais. Assim, todos da organização deveriam se beneficiar ao analisar seus dados, e não faz sentido se somente uma área da empresa ter acesso aos seus indicadores.

Nós da TARGIT Brasil acreditamos na democratização dos dados: todos deveriam ter informação sempre disponível para tomar as melhores decisões. Desde o RCA que precisa saber quais produtos ofertar, em qual quantidade e em qual preço, passando pelos gestores que precisam medir os resultados de cada ação, até os sócios e proprietários que precisam avaliar o rumo das estratégias da organização como um todo. Por conta disso, não é o suficiente construir análises em uma ferramenta de BI que só está nas mãos do TI, em um processo burocrático de criação e compartilhamento de informação.

É preciso edificar uma cultura de dados de todos, para todos, onde qualquer colaborador, sem conhecimentos técnicos, consiga selecionar seus principais indicadores e construir suas próprias análises. É isso o que chamamos de Self-Service de BI.

Talvez você já tenha uma plataforma de BI, mas ainda passe por esses processos burocráticos, ou então você ainda está escolhendo qual é a melhor solução para a sua empresa. Em todo o caso, te convidamos para falar com um dos nossos especialistas e conhecer nossa solução de BI especializada no setor de Atacado Distribuição.

E para você que quer se aprofundar em KPIs e análise de dados, preparamos um curso exclusivo para você ver com detalhes cada conceito visto aqui e botar a mão na massa, construindo suas próprias análises e conquistando autonomia em seus projetos.

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