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O que é Business Intelligence
e como pode ajudar o seu negócio?

O que é BI?

Business Intelligence é um termo guarda-chuva que inclui todas as aplicações, infraestrutura e melhores práticas que possibilitam o acesso e a análise das informações, permitindo às organizações otimizar a tomada de decisão e melhorar seus resultados – ufa! Grande essa definição, não é? É assim que o Gartner, uma das maiores consultorias em tecnologia do mundo, define o que é Business intelligence (BI) em seu glossário.

A definição acima, embora 100% correta, não leva em conta um dos aspectos mais importantes no entendimento do assunto: BI é sobre negócio; cada negócio é único e, portanto, é preciso contextualizar o Business Intelligence dentro da dinâmica de mercado de cada ramo de atividade. O que quer dizer BI dentro do contexto do Distribuidor Atacadista, por exemplo? Que benefícios ele pode obter? Como aplicar no dia a dia da operação?

Preparamos esse artigo para você, Distribuidor Atacadista, entender de uma vez por todas, sem rodeios nem tecnês, o que é BI e o porquê isso é importante para a sua organização.

A história do BI

Para ficar fácil de entender, podemos olhar para o tema por uma perspectiva histórica. No século XVIII, a sociedade passou por uma grande transformação graças à Revolução Industrial. Trocamos o campo pela cidade, o artesanato pela manufatura. Do ponto de vista do cliente, a percepção de valor dos produtos, e consequentemente da empresa, era, dito de forma simples, “não quebrar” – o tecido fabricado por uma máquina não podia ser de qualidade inferior àquela do artesão.

Essa lógica permaneceu praticamente inalterada até o início dos anos 1900, quando um novo modelo produtivo criado por Henry Ford revolucionou a produtividade nas indústrias. No fordismo, o objetivo era se valer das novas tecnologias para automatizar os processos da fábrica e com isso produzir em grande escala. A lógica agora era “não quebrar em volumes altos”, ou seja, não somente ter uma operação capaz de entregar, mas uma operação capaz de entregar em grande quantidade. E não parou por aí.

A tecnologia continuou evoluindo, o consumidor seguiu se tornando mais exigente e a competitividade aumentou década após década. Chegamos aos dias de hoje, em que não basta entregar. O cliente quer muito mais do que somente um bom produto – ele quer qualidade na entrega, bom atendimento e uma experiência de compra única. E o ponto de interrogação que fica para as empresas é justamente como fazer isso e é justamente aí que entra o Business Intelligence.

A lógica de produção em escala se manteve inalterada (você, Distribuidor Atacadista, consegue se imaginar operando de forma lucrativa girando um mix de não mais de 10 produtos em uma região com não mais de 5 clientes?), mas para se manter competitivo e cumprir com as expectativas desse novo consumidor deve-se buscar incessantemente por eficiência. Qualquer 1% de redução na devolução ou na inadimplência produz um impacto enorme na lucratividade da empresa e é o lucro que permite a remuneração dos acionistas e o investimento em inovação para seguir cumprindo com as novas tendências de consumo. Em uma operação de Distribuição e Atacado, caracterizada tipicamente por mover grandes volumes (de fornecedores, de produtos, de clientes, de vendedores, etc.), é impossível encontrar essas oportunidades de eficiência de forma manual e barata. Business intelligence é justamente o que torna isso possível ao Distribuidor Atacadista.

Para quem é BI?

Definir as métricas mais críticas para sua empresa é uma etapa importante para evitar a sobrecarga de informações, por isso essa é uma recomendação crítica de BI. É também aquela em que frequentemente vemos as empresas terem dificuldades. Muitas empresas tentam se concentrar em muitas métricas diferentes sem focar nos KPIs que realmente importam. Isso é verdadeiro tanto para indicadores internos quanto externos.

Comece com seus objetivos ou os principais resultados que determinam seu sucesso. Depois de conhecê-los, você pode voltar a trabalhar no negócio e esclarecer quais atividades têm maior impacto em atingir esse estado final. Com o objetivo em mente, fica mais fácil filtrar os dados importantes dos não tão importantes.

Como funciona o BI?

Existem várias implementações de Business Intelligence possíveis, algumas simples demais, que pouco ajudam na busca das oportunidades de eficiência, outras excessivamente complexas, e consequentemente caras e difíceis de operar.

O TARGIT Decision Suite, solução de BI da TARGIT, possui uma arquitetura simplificada e otimizada para o Distribuidor Atacadista. Em linhas gerais, todos os processos que citamos ao longo do artigo, ficam registrados em softwares operacionais ou transacionais na forma de dados. O ERP, o WMS e o força de vendas são alguns exemplos desses softwares. O que o TARGIT faz é se conectar a eles, ler e processar os dados e disponibilizar painéis interativos e análises pré-prontas.

Benefícios do BI

Após uma implementação bem-sucedida de Business Intelligence, que mudanças o Distribuidor Atacadista deveria esperar ver na empresa? Resumimos os principais benefícios em cinco pontos principais:

Fim das planilhas

Companhias geralmente colecionam planilhas, rotinas customizadas no ERP, programas geradores de relatórios e inúmeros outros meios estáticos e descentralizados. Com o BI conectado diretamente às fontes de dados, diga adeus a todos eles.

Automatização de dados

Na sua empresa, extrair os resultados parciais de uma campanha da indústria pode levar dias para ser feito? Ou, caso alguém entender o perfil de compra de um cliente específico ao longo do tempo, é possível que sequer consigam elaborar a análise? Situações como essas ocorrem porque o processo de extração e tratamento dos dados é manual ou limitado. Como o Business Intelligence fica diretamente conectado às fontes de dados, tudo ocorre de forma automática e elimina-se o tempo de consolidação das informações de negócio.

Centralização da Informação

Outro benefício é a criação de um repositório central de informações dentro da organização, uma espécie de oráculo interno. Esqueça reuniões em que gestores diferentes trabalham com planilhas diferentes ou relatórios cujos dados estão incorretos. Todas as decisões corporativas são tomadas consultando-se aquilo que está consolidado e validado no BI.

Segurança da Informação

Você se sentiria confortável se seu concorrente tivesse acesso às margens e às políticas praticadas junto a um de seus fornecedores? Ou se os dados de remuneração fossem divulgados pela organização? A resposta a essas perguntas tende a ser negativa, mas ocorre que no dia a dia o acesso a informações críticas da companhia não é bem governado e o risco de problemas é alto. O BI, além de centralizar a informação, também garante a sua segurança, definindo perfis de acesso por usuário e controlando o que se pode e não se pode ver.

Oportunidade de Eficiência

Por último, o benefício principal de qualquer implementação de BI e a introdução deste artigo: a identificação das oportunidades de eficiência na operação é sem sombra de dúvidas a vantagem número um para o Distribuidor Atacadista. Gerenciar todos os processos de negócio da empresa, na quantidade de combinações possíveis quando se gira um alto mix de produtos dentro de uma grande carteira de clientes, simplesmente não é possível de forma manual. As empresas acabam se limitando a olhar os chamados big numbers ou grandes números – faturamento, positivação, inadimplência. Entretanto, não conseguem descer na granularidade e quebrar esses indicadores por equipe de vendas ou produto e consequentemente não conseguem ganhar em eficiência. Com o Business Intelligence, cruzar, detalhar e comparar informações é algo que se faz em poucos cliques, possibilitando ao usuário ter uma visão 360 da operação.

Aplicações do BI

Ajuda muito ter um membro da equipe dedicado a disseminar as melhores práticas de suporte e BI entre os funcionários de todos os departamentos. Essa pessoa deve ter conhecimento técnico da solução. Ele ou ela deve ser capaz de fornecer treinamento básico, suporte técnico e recursos adicionais para o restante da equipe. Frequentemente essa pessoa desempenha a função de Designer de Informações ou Analista de Negócios em uma empresa.

Comercial

Uma das aplicações mais claras na área comercial é o acompanhamento da positivação da carteira de clientes. Comumente os diretores monitoram o realizado do faturamento e da positivação versus a meta geral da companhia, e os gerentes monitoram os mesmos indicadores um nível abaixo, dentro de suas equipes de vendas. Entretanto, o acompanhamento do big number não diz se o vendedor positivou ou não um cliente que compra regularmente da empresa. Certamente o cliente curva A é frequentemente visitado e dificilmente passa despercebido pelo time comercial se deixar de comprar, mas e cliente curva C? E, pior ainda, se o cenário for que ele segue positivando, mas comprando sucessivamente menos mês após mês? O TARGIT permite que você veja praticamente em tempo real o cliente que deixa de comprar de você e ainda envia alertas diretamente para o seu e-mail ou celular para que você possa atuar a tempo.

Financeiro

Quanto tempo é gasto pela equipe financeira para gerar o DRE da empresa? Ou, alternativamente, quanto é gasto com consultorias ou escritórios de contabilidade para esse fim? Imagine agora se esse tempo ou investimento fosse utilizado não na geração do DRE, mas sim na análise, elaboração e execução de planos para melhorar os resultados financeiros da organização? É exatamente essa a realidade de clientes que usam TARGIT.

Logística

Uma tendência cada vez maior no Varejo, sobretudo os de pequeno e médio porte, é “trabalhar com o estoque do distribuidor” ou, em outras palavras, manter o mínimo de estoque dentro da loja e se abastecer com uma frequência maior, comprando do fornecedor com menores taxas de ruptura e prazos de entrega. O Distribuidor Atacadista precisa assim, mais do que nunca, garantir disponibilidade e refinar seu processo de compra junto às indústrias. O TARGIT garante a precisão necessária para que, mesmo lidando com muitos fornecedores e produtos, o Distribuidor possa se abastecer da quantidade ideal de mercadoria, negociando as melhores condições de prazo e pagamento.

Quem já usa Business Intelligence sai na frente

Distribuidores que entenderam a importância do BI em suas operações e investiram para que suas organizações colhessem os benefícios da solução apontam um ROI de 8 a 10 vezes o investimento inicial. É o caso da Cabral & Sousa, uma das maiores redes do estado da Bahia, que reduziu de 350 para apenas 100 mil reais o valor da devolução mensal. Situação similar ocorre na Cetap, distribuidora de grandes marcas no Mato Grasso e Pará, que aumentou de 60 a 70 mil reais o fluxo de caixa unicamente ajustando o pagamento de seu operador logístico ao faturamento e à entrega dos pedidos.

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