Tecnologia

6 sinais de que é hora de investir em Business Intelligence

Já falamos muito aqui no blog sobre Business Intelligence, e apesar da sua importância para a boa gestão da empresa, muita gente se pergunta se agora é o momento ideal para investir em uma ferramenta de BI e Analytics.

Muitos se encontram com o orçamento apertado para tal investimento, outros não sabem se realmente a solução teria um ROI satisfatório ou se teriam braço para implementar um projeto de BI na empresa. E tem aqueles que estão em dúvida de qual ferramenta de BI escolher. Visto isso, nós aqui da TARGT Brasil separamos 6 sinais para todo gestor avaliar se realmente é prioridade investir em BI.

1. Qual é o tamanho da sua operação?

Você considera que a sua empresa é de pequeno, médio ou grande porte? Se a sua resposta for de médio ou grande porte, sua empresa necessita urgentemente de BI.

Quanto maior for a operação, maior será a quantidade de dados gerados por diferentes departamentos, todos os dias, por centenas de pessoas, a todo momento. Esses dados deverão ser tratados adequadamente para que os gestores possam medir a eficiência da operação e a eficácia da estratégia empresarial.

Por exemplo, há empresas que lidam com mais de 300 vendedores em campo, além de dezenas de fornecedores e milhares de pedidos, isso só no setor comercial. Acompanhar o desempenho de tudo é praticamente impossível sem uma ferramenta de Analytics que reúna e consolide todos os dados em painéis interativos, de forma automática.

E Isso nos leva para o próximo questionamento…

2. Quanto tempo se demora para criar relatórios?

A verdade é que para quem tem urgência em ter informação em mãos, quanto antes ter relatórios atualizados da operação, melhor. Se sua equipe demora mais de duas horas para te entregar isso, não só os dados poderão estar desatualizados, como o seu poder de tomada de decisão fica comprometido. E é claro, não é culpa da equipe de TI.

Com uma quantidade massiva de dados brutos sendo gerados a todo o tempo, muitas vezes sobra para o TI reunir essas informações de diferentes fontes (CRM, ERP, WMS etc), compila-las em planilhas e consolidá-las em relatórios. Proporcionalmente, maior esforço operacional consumirá os especialistas de Excel de plantão para conseguir entregar esses relatórios em tempo hábil para reuniões, apresentações e avaliações periódicas requisitada pelos gestores, ou mesmo compartilhar para vendedores que precisam de dados para performar melhor.

Veja o caso da Distribuidora Okajima, com sua operação gigante, cobrindo 138 cidades do Estado do Pará, ela despendia de uma equipe completa com 5 analistas em uma a única missão de criar, atualizar e compartilhar planilhas de Excel para mais de 300 vendedores, enviando e-mails um por um, com informações atualizadas sobre as metas e o desempenho de vendas.

Já teve situações na empresa em que a simples construção de um gráfico de crescimento por cada ano, com filtros de fornecedores, produtos, equipes, e outros, levava cerca de 3 meses para ser criado, segundo o Analista de Sistemas Senior na Okajima, Leandro Nobushige.

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“Eu levei 3 meses para fazer a planilha. Quando vieram demonstrar o BI a primeira vez, eu pedi para eles fazerem isso e o cara fez em 5 minutos.”

– Leandro Nobushige, Analista de Sistemas Senior na Okajima,

3. Você tem problemas de planilhas com dados errados?

Veja se você se identifica com essa situação: depois do árduo trabalho na construção e compartilhamento de determinado relatório, você se pergunta se os dados da planilha que você acabou de receber estão mesmo corretos. Identificando informações conflituosas, ou pior, presenciando discussões entre colaboradores em reuniões sobre esses mesmos dados duvidosos, o famoso “disse me disse”.

Extrair informações manualmente do seu ERP e outros sistemas e juntá-las em relatórios não é tarefa fácil e é um trabalho recorrente, e com o tempo isso gera uma grande quantidade de planilhas avulsas, perdidas nos desktops alheios.

Dizem que dados e fatos não mentem, mas se esses dados não são consolidados corretamente e atualizados constantemente, eles não refletirão a realidade da sua empresa e poderão até atrapalhar a operação. Ninguém confiará nas informações passadas e as decisões serão tomadas no “achismo”.

O BI apoiará nesse processo se conectando automaticamente com suas diferentes fontes de dados, cruzando informações, atualizando-as e, por último, as dispondo em um só lugar para você criar suas próprias análises, como um Buffet self-service, os diversos alimentos estão dispostos na bancada, basta você pegar seu prato e se servir.

4. Todo mundo tem acesso às informações de que precisam?

Uma boa forma de saber se é hora de investir em BI e Analytics é avaliar o acesso à informação. Todo mundo da organização deveria ter algum nível de informação para operar melhor, do analista ao CEO. Isso aqui na TARGIT Brasil é o que chamamos de democratização dos dados.

Informação dirá para os diretores se a empresa não está lucrando, mostrará aos gestores quais clientes da carteira estão deixando de comprar, e alertará os vendedores caso estejam abaixo da meta. Se cada um tiver essas informações, todo mundo poderá detectar o erro e repará-lo a tempo, do contrário, cada ação será um tiro no escuro.

Um exemplo disso é a UniAgro, que com o BI da TARGIT além da diretoria ter sempre à vista os KPI’s e análises, os vendedores recebem automaticamente, por e-mail, relatórios dos produtos em estoque. Isso os auxilia na venda, pois sabem exatamente quanto são capazes de ofertar, qual produto priorizar, qual será o prazo de entrega etc.

Sem esses relatórios, a gente teria a carteira estourada entre vários produtos por esses vendedores não terem essas informações.”

– Everton Guindant, analista de negócios na UniAgro

Já os fornecedores têm acesso a relatórios de estoque, com os pedidos, os produtos que vão vencer, o fluxo financeiro etc.

5. As áreas se comunicam?

Quando uma empresa é pequena é mais fácil a troca de informação entre os departamentos, mas à medida que ela for crescendo se torna cada vez mais difícil manter uma boa comunicação. O resultado são “ilhas departamentais”, ninguém sabe o que cada área faz ou deixa de fazer, e grandes oportunidades de melhorias são negligenciadas.

É preciso entender que todas os departamentos fazem parte de uma única organização e seus resultados estão relacionados de uma forma ou de outra entre si. Não adianta a área comercial vender mais se há má qualidade na mercadoria adquirida pelo setor de compras, por exemplo, isso se refletirá em um maior índice de devolução, criará mais demanda para o setor de transporte e logística, e diminuirá o faturamento da empresa.

“A gente tem que entender que a empresa é uma engrenagem e que um setor depende do outro, e que todo mundo tem que ter a informação clara e trabalhando pelo mesmo objetivo, tem que ser nesse nível, se não a gente não chega no resultado esperado.”

– Andres forte, Diretor Administrativo da UniAgro.

O BI não é só uma solução de análise de dados, como também uma ferramenta de comunicação. Utilizar o BI para espalhar informação é unificar as áreas que já deveriam se comunicar em prol do mesmo objetivo. Com ele os diretores e líderes estão muito mais informados sobre o desempenho de todas as áreas, e como elas refletem umas as outras, além de facilitar o compartilhamento de dados, do nível estratégico ao nível operacional.

6. Você já considerou o investimento em BI antes?

Por último, talvez você já tenha se deparado antes com essa questão, “contratar ou não uma plataforma de Business Intelligence.” Se esse for o seu caso, provavelmente você já se enquadra em uma ou mais questões abordadas, e sua operação necessita urgentemente de uma plataforma de Business Intelligence.

As chances são que você até enxergue valor na solução, mas está com dúvida em alguma dessas questões:

Orçamento

“Não tenho verba para tal investimento.”

Todo mundo passa por isso, a verba nunca é infinita e cabe ao líder escolher qual investimento é prioridade para sua equipe/empresa. “Dentre tantos recursos tecnológicos, talvez agora o BI não se encaixe no orçamente”, você deve pensar. Ou talvez você esteja entre o BI e uma ferramenta de Força de Vendas. Como decidir a prioridade?

Se você contrata uma ferramenta de Força de Vendas, por exemplo, como você mensura a efetividade da solução na sua operação? Ou como você verá o antes e o depois da contratação do Força de Vendas e vê o progresso de cada vendedor? Talvez você não esteja a usando corretamente, ou a ferramenta realmente não esteja sendo efetiva.

O BI te apoiará nessa mensuração e muitas outras, te dando em suas mãos as informações certas para você agir da melhor forma possível e tomar decisões baseadas em fatos e dados.

Força operacional

“Meu TI não tem ‘braço’ para implementar um BI”

Esse é um equívoco comum entre os não iniciados em BI e Analytics, acham que a construção de um projeto inicial de BI demandará muito tempo e esforço da sua equipe de TI. A maioria das vezes não é o caso. Nós da TARGIT Brasil, por exemplo, nos encarregamos de todo o trabalho de implantação por conta própria, e em até 3 semanas o BI TARGIT já sai rodando na sua empresa.

E o que muitos não percebem é que o BI tem o poder de substituir uma equipe inteira de analistas dedicados a extrair e consolidar dados em relatórios, e realocá-los em tarefas mais importantes e estratégicas.

“Antes do BI, (eram) 5 analistas de vendas, 4 representantes de SAC por supervisor, (…) captação de informação era difícil pelo Winthor. Imagina uma única pessoa buscando dados de 8 supervisores, processar e tratar a informação e disparar”

– Dennis Magalhães, gestor de TI na Cetap Distribuidora.

Usabilidade

“Não tenho uma equipe qualificada em análise de dados.”

E por último, talvez o que esteja te impedindo de contratar uma ferramenta de Analytics é o receio de ter que investir em profissionais qualificados para operar o BI, ou treinar extensivamente o TI para conseguir englobar essa demanda, a final, uma ferramenta de Inteligência de Negócios é complexa, não?

A verdade é que isso está longe da verdade, há plataformas, como TARGIT Decision Suite, que são “user friendly”, ou seja, tem uma facilidade de uso para qualquer colaborador, e você não dependerá de burocracias do TI para utilizar corretamente.

Da mesma forma que você não precisa saber cozinhar para ir naquele Buffet Self-Service que comentamos acima, é só pegar o prato e se servir, no TARGIT você poderá criar suas análises e painéis sem conhecimentos técnicos, é só abrir o BI e “arrastar e soltar” informações para criar suas análises e relatórios.

“Saímos de uma dependência de uma pessoa que tinha que fazer tudo, eu tinha que explicar o que eu queria para desenvolver e passamos para eu ter a liberdade de desenhar, planejar e criar, buscando informação sozinho.

– Everton Guindant, analista de negócios na UniAgro.

Uma plataforma de BI Self-Service garante que todos da organização possam se apropriar de dados para tomar decisões mais assertivas, e impede que o BI fique monopolizado em um só departamento. O que democratiza os dados da empresa e constrói uma cultura voltada a dados.

O que falta para você tomar sua decisão?

Se identificou com alguns dos questionamentos acima? Então não resta dúvidas de que sua empresa necessita de uma solução de BI e Analytics. Adiar essa decisão é adiar o seu poder de corrigir problemas operacionais, enxergar oportunidades de negócios e tomar decisões mais assertivas. E lembre-se, o BI não serve para apagar incêndio, e sim para preveni-lo!

“Nossa operação ano passado teve um crescimento em média 40%. E os números que não analisávamos – que ficava sempre abaixo – já conseguimos atingir as metas, como de positivação e penetração.”

– Ricardo Melo, gerente de TI no Grupo Sorpan.

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