Os principais desafios de usabilidade em ferramentas de BI e como superá-los

Imagine a sua empresa imersa na rotina das planilhas de Excel. Vocês realizam a extração manual de dados dos sistemas, reúnem tudo meticulosamente em uma planilha e, no fim, distribuem os resultados para as partes interessadas – digamos, mensalmente. Este processo consome dias, às vezes até semanas, e a insatisfação paira no ar. Cada ciclo é uma batalha, com inconsistências emergindo e alterações constantes sendo aplicadas até que, por fim, o resultado atinja um nível de análise preditiva. Mas, como sempre, o próximo mês se aproxima rapidamente, e o ciclo se repete, demandando que o relatório mensal seja refeito para que todos possam ter acesso aos dados atualizados.

Entretanto, um dia, surge uma promessa de automação para esse processo exaustivo. A tão aguardada ferramenta de Inteligência de Negócios e Análise de Dados (BI) finalmente se apresenta como a salvadora da situação. A teoria parece simples: o BI se conectaria aos sistemas, coletaria os dados necessários e você os agregariam em um painel intuitivo, repleto dos Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) necessários, categorizados por equipe ou departamento. E o melhor de tudo? Esses dados seriam atualizados automaticamente, dando um basta à dança mensal de atualizações.

Contudo, a realidade é diferente. Apesar da empolgação com a chegada do BI, o processo parece ter ficado paralisado, como se alguém tivesse pausado o relógio. A confusão reina, ninguém sabe ao certo o que fazer. Ao adotar uma solução de Business Intelligence, além de encarar aspectos técnicos de requisitos de sistemas, integrações e implementação em geral, muitas empresas se deparam com desafios que frequentemente se manifestam em duas questões principais:

Pouca usabilidade em ferramentas de BI:

É comum que empresas encontrem dificuldades em aproveitar ao máximo suas ferramentas de BI devido à falta de usabilidade. Mesmo que uma ferramenta seja robusta em suas capacidades, seu valor muitas vezes fica comprometido quando não há indivíduos capacitados para aproveitá-la plenamente. Desde as funcionalidades mais básicas até tarefas mais complexas, a utilização eficaz da ferramenta de análise de dados requer uma compreensão profunda de suas características.

Embora a solução possa parecer estar na qualificação dos colaboradores, este caminho se mostra desafiador. Além do tempo necessário para que um indivíduo seja adequadamente treinado para utilizar o BI, o que por sua vez impacta o ROI a curto e médio prazo, em um mercado com alta demanda por profissionais qualificados, há o risco latente de perder esses mesmos colaboradores para novas oportunidades, o que inviabilizará todo o investimento nesses treinamentos.

Limitações na Personalização de Análises e Relatórios:

Outra questão frequente é a incapacidade de personalizar análises de dados e relatórios de acordo com as necessidades específicas da empresa, mesmo com ferramentas de inteligência de negócios. Embora ferramentas de BI possam oferecer uma ampla gama de funcionalidades, a criação de análises altamente personalizadas muitas vezes exige um nível significativo de experiência e conhecimento. Isso pode ser uma barreira para o progresso eficiente dos projetos de BI.

Como resolver?

Algumas possíveis soluções para superar os desafios de usabilidade em ferramentas de BI são:

contar com uma equipe de suporte técnico capacitada pode ser de grande ajuda para solucionar dúvidas e problemas relacionados à usabilidade da ferramenta de BI. Por tanto, ao contratar uma solução de Analytics é fundamental ter em vista o suporte que o fornecedor de BI dará para a sua empresa. A ferramenta pode ter tudo o que você precisa, mas sem um suporte adequado, eventualmente você, sua equipe e sua empresa serão deixadas na mão quando algum problema surgir.

Obter suporte especializado

Contar com uma equipe de suporte técnico capacitada pode ser de grande ajuda para solucionar dúvidas e problemas relacionados à usabilidade da ferramenta de BI. Por tanto, ao contratar uma solução de Analytics é fundamental ter em vista o suporte que o fornecedor de BI dará para a sua empresa. A ferramenta pode ter tudo o que você precisa, mas sem um suporte adequado, eventualmente você, sua equipe e sua empresa serão deixadas na mão quando algum problema surgir.

Realizar treinamentos frequentes

Mesmo com riscos de rotatividade dos profissionais, investir em treinamentos frequentes para os colaboradores é essencial para melhorar significativamente a utilização da ferramenta de BI, permitindo que eles aproveitem ao máximo suas funcionalidades e personalizar os projetos sem a ajuda de terceiros. Veja os treinamentos como uma semente que vai crescendo dentro da organização. Os usuários bem treinados propagarão o conhecimento adquirido e aos poucos mais e mais pessoas usarão o BI para espalhar informação e insights.

Optar por aceleradores

Na busca por maximizar o valor do BI, a escolha de aceleradores pode se revelar uma estratégia eficaz. Esses aceleradores, ou seja, soluções pré-configuradas e adaptáveis, como Análises e KPIs prontos para uso, logo após a implementação, podem reduzir o tempo necessário para colocar a solução em operação e a empresa já consegue alcançar um ROI antecipado.

Simplificar a usabilidade:

Procure por ferramentas que priorizem a usabilidade e a democratização das informações. A informação deve estar acessível a todos, e um sistema de BI que tem como foco o usuário final, sem restringir a criação de análises e relatórios apenas à equipe de TI, torna-se uma ferramenta verdadeiramente capaz de impulsionar a transformação em uma empresa orientada por dados. Uma interface intuitiva facilitará a interação e engajamento com a solução em diversos níveis da organização.

Serviços de consultorias

Algumas empresas fornecedoras de ferramentas de BI, como a TARGIT Brasil, oferecem serviços de consultoria especializados para auxiliar na criação e manutenção de projetos de BI, com customizações sob medida, sem que a empresa em si tenha que investir em qualificação dos profissionais. Terceirizar os projetos de BI pode acelerar o processo de implementação e usabilidade na empresa e garantir um melhor aproveitamento da ferramenta, de forma personalizada.

“Eu acabo fazendo muita personalização junto com o consultor da TARGIT, uma coisa que não é padrão do sistema. A gente vai lá e a gente cria a medida, cria a dimensão.”

– Rafael Pedreschi, Diretor da Brida Lubrificantes

Garantindo o ROI da ferramenta de BI

Em um ambiente empresarial em constante evolução, a busca por usabilidade e personalização em ferramentas de BI é uma jornada desafiadora. As empresas se deparam com a necessidade de equilibrar esses dois aspectos para extrair insights eficazes. A capacidade de obter informações valiosas depende não apenas de uma equipe bem treinada, mas também de um suporte técnico sólido que respalde o processo. A implementação bem-sucedida dessas soluções exige um olhar atento à qualificação da equipe e ao alinhamento das ferramentas com as necessidades intrínsecas da organização.

Entretanto, a compreensão de que os investimentos em BI podem ser substanciais é essencial. Muitas vezes, o custo total de propriedade supera as expectativas iniciais, gerando uma necessidade urgente de obter retorno imediato do investimento. A velocidade é crucial, pois cada dia conta e cada decisão tomada pode ter um impacto significativo. A integração perfeita das ferramentas de BI aos processos de negócios é imperativa, permitindo que insights tangíveis e acionáveis sejam gerados e, consequentemente, permitindo que a empresa colha os frutos do investimento de maneira mais ágil.

A Abordagem Sob Medida da TARGIT

É neste ponto que a abordagem personalizada da TARGIT Brasil pode desempenhar um papel crucial. Com uma compreensão profunda dos desafios empresariais, a TARGIT oferece serviços de consultoria que falam a língua do seu negócio, além de oferecer uma ferramenta de BI intuitiva de autoatendimento (Self-Service) e aceleradores para diversas áreas da empresa. Essa abordagem alivia a pressão sobre os recursos internos, acelerando a implementação e permitindo que sua empresa alcance resultados mais rapidamente.