Distribuidor
Como um BI é essencial para
a competitividade de empresas
distribuidoras de medicamentos?
Não é novidade que a indústria farmacêutica é gigantesca no Brasil, somente em território nacional, estimasse que o setor movimenta cerca de R$166,46 bilhões até o 1° semestre de 2023, junto com um crescimento de 11,5% para o mesmo ano (Fonte IQVIA). E segundo a Associação Brasileira de Redes de Farmácias e Drogarias (ABRAFARMA), em breve o Brasil estará nos top 5 dos maiores mercados da indústria farmacêutica mundial.
Mas mesmo com projeções tão positivas, o setor de distribuição, em específico, enfrenta desafios bem particulares que limita sua eficiência operacional e suas margens de lucro. A indústria por si só já é complexa por englobar diversos perfis de clientes, além do consumidor final, como hospitais, laboratórios, farmácias, postos, clínicas etc. Além disso, o setor de farma é altamente regulamentado, e há divergências regulatórias entre diferentes estados e municípios, o que pode acarretar atrasos na comercialização, comprometimento da qualidade dos produtos e, consequentemente, limitar o alcance e expansão dos players desse segmento em um território vasto e fragmentado como o Brasil.
Eventos como a Conexão Farma 2023 nos mostram que o setor vem se apoiando cada vez mais em inovação para vencer essas barreiras, através de tecnologia e estratégia. No evento, foi muito especulado em como capitalizar tecnologias emergentes para o ganho de eficiência, como Inteligência Artificial e Machine Learning, contudo, além da observação, ferramentas já consolidadas no mercado ainda não são amplamente implementadas pelo distribuidor farmacêutico e podem trazer grandes resultados para essas empresas, como é o caso da plataforma de Business Intelligence (BI).
A importância do BI para os distribuidores farmacêuticos
O BI é uma solução tecnológica que permite às empresas acessar, analisar e visualizar dados de diferentes fontes para tomar decisões baseadas em informações mais precisas e confiáveis. Para os distribuidores da indústria, isso significa ter uma visão mais clara sobre as demandas do mercado, a qualidade dos produtos, a eficiência logística e muito mais.
Ao adotar o BI, as empresas distribuidoras podem obter vários benefícios, tais como:
Gerenciamento de estoque e controle de qualidade:
Os distribuidores farmacêuticos precisam lidar com uma grande variedade de produtos, cada um com suas próprias características e exigências de armazenamento. Além disso, é necessário garantir a integridade e a qualidade dos medicamentos durante todo o processo de armazenamento e distribuição.
Nesse sentido, a utilização de Business Intelligence pode ajudar a monitorar o estoque de medicamentos em tempo real, identificar produtos com prazo de validade próximo da expiração e prever a demanda futura de mercadoria. Dessa forma, é possível evitar a perda de produtos por vencimento e reduzir o risco de falhas na distribuição.
Logística e transporte:
A distribuição de medicamentos requer um alto nível de cuidado e precisão, especialmente quando se trata de produtos que exigem temperatura controlada. A utilização de Business Intelligence pode ajudar a monitorar a temperatura dos medicamentos durante todo o processo de transporte e armazenamento, além de otimizar as rotas de remessas para garantir a entrega no prazo e minimizar os custos com transporte.
Mas como isso funcionaria na prática? Imagine um painel (ou dashboard) de indicadores atualizados em tempo real, a empresa pode utilizar esse painel de BI com os seguintes KPIs:
Este KPI mostra a temperatura média dos locais de armazenamento e transporte dos medicamentos, permitindo que a empresa monitore se a temperatura está dentro dos limites recomendados pela indústria farmacêutica.
Este KPI indica se houve algum momento em que a temperatura de armazenamento ou transporte saiu dos limites recomendados, através de tecnologias como o datalogger. Assim, a empresa pode tomar medidas para evitar que o medicamento seja comprometido.
Este KPI mede o tempo médio que leva para entregar os medicamentos aos clientes, permitindo que a empresa monitore se está cumprindo os prazos estabelecidos.
Este KPI mostra os custos associados ao transporte dos medicamentos, permitindo que a empresa identifique oportunidades de redução de custos.
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Conformidade com regulamentações:
A indústria farmacêutica é altamente regulamentada, e as empresas distribuidoras precisam garantir que seus processos estejam em conformidade com as exigências. Com o BI, é possível monitorar as regulamentações em diferentes regiões do país e entender melhor como elas afetam seus negócios. Isso pode ajudá-las a planejar suas estratégias de entrada no mercado e otimizar seus processos de registro e aprovação de produtos.
Outro benefício do BI é que ele pode ajudar as empresas a monitorar a conformidade regulatória em tempo real. Isso permite que as empresas identifiquem rapidamente quaisquer violações de regulamentação e tomem medidas para corrigir o problema imediatamente.
Um exemplo de dashboard com alguns KPIs que podem ser incluídos:
Este KPI mede o nível de conformidade regulatória em cada região, permitindo que a empresa monitore seu desempenho em relação às normas exigidas. Isso ajuda a garantir que a organização esteja sempre alinhada com as regulamentações em vigor e minimize o risco de multas e penalidades.
Este KPI mede o tempo médio necessário para obter a aprovação regulatória de novos produtos em cada região. Isso ajuda a empresa a avaliar o tempo e o custo necessário para levar novos produtos ao mercado e a determinar as melhores estratégias para registrar e aprovar produtos em diferentes regiões.
Este KPI rastreia o número de violações regulatórias em cada região, permitindo que a empresa identifique rapidamente quaisquer problemas e tome medidas para corrigi-los imediatamente. Isso ajuda a evitar multas e outras penalidades regulatórias, além de melhorar a reputação da empresa.
Este KPI mede o número de reclamações de clientes em relação a produtos regulamentados em cada região, permitindo que a empresa monitore a satisfação do cliente em relação à qualidade e eficácia dos produtos. Isso ajuda a empresa a identificar problemas e tomar medidas para corrigi-los antes que eles virem uma bola de neve.
Este KPI mede o tempo médio necessário para responder às reclamações dos clientes em cada região, permitindo que a empresa monitore sua capacidade de lidar com problemas rapidamente e efetivamente. Isso ajuda a garantir que os clientes estejam satisfeitos com o serviço e a qualidade dos produtos oferecidos pela empresa.
Gerenciamento de fornecedores:
Gerenciar os fornecedores de medicamentos e suprimentos médicos é um desafio constante para os distribuidores. A utilização do BI pode ajudar a identificar quais fornecedores são mais confiáveis e oferecem preços mais competitivos. Além disso, é possível monitorar o desempenho dos fornecedores em relação à qualidade dos produtos entregues e ao cumprimento dos prazos de entrega.
Veja alguns exemplos de KPIs em um dashboard a seguir:
Este KPI mede a porcentagem de pedidos entregues dentro do prazo acordado. Uma alta taxa de entrega no prazo indica que o fornecedor é confiável e cumpre seus compromissos.
Este KPI mede a porcentagem de produtos entregues que foram devolvidos pelos clientes devido a defeitos ou problemas de qualidade. Uma baixa taxa de devolução indica que o fornecedor está fornecendo produtos de alta qualidade.
Este KPI mede a porcentagem de produtos entregues que foram devolvidos pelos clientes devido a defeitos ou problemas de qualidade. Uma baixa taxa de devolução indica que o fornecedor está fornecendo produtos de alta qualidade.
Este KPI mede o nível de estoque de produtos fornecidos pelos diferentes fornecedores. É importante monitorá-la para garantir que haja estoque suficiente para atender à demanda dos clientes e evitar a falta de estoque.
Este KPI mede o nível de satisfação dos clientes com os produtos fornecidos pelos diferentes fornecedores. É importante monitorá-la para garantir que os clientes estejam satisfeitos com a qualidade dos produtos e o serviço prestado pelos fornecedores.
Veja como a Total acompanha a qualidade dos fornecedores clicando aqui!
O que esperar do uso do BI nas distribuidoras de medicamentos
Com a utilização do BI, os distribuidores farmacêuticos podem ter uma visão mais clara do mercado, dos clientes e dos processos internos. Isso pode ajudar a aumentar a eficiência operacional, reduzir custos, melhorar a qualidade dos produtos e serviços e aumentar a satisfação do cliente. Além disso, o BI pode ajudar as empresas a identificar novas oportunidades de negócios, aumentar sua rentabilidade e a expandir seus mercados.
BI na prática – Ganho de rentabilidade e eficiência com o Grupo Total
A Total Distribuidora, com 22 anos de história e mais de 850 colaboradores, sempre almejou uma cultura baseada em fatos e dados. Porém, antes de implementar o Business Intelligence (BI), o processo de coleta e análise desses dados era difícil e obscuro, principalmente para a área comercial. Planilhas e mais planilhas eram feitas, mas sempre estavam desatualizadas, resultando em retrabalho e tomadas de decisões baseadas em informações incompletas.
“Antes do BI as pessoas, principalmente a área comercial, sofriam muito, se algo estava dando lucro ou prejuízo. Como era a rentabilidade daquele pedido? Ou sua comissão? Então era um negócio meio obscuro.”
– Francisco Chagas – Diretor do Grupo Total Distribuição
Francisco Chagas, diretor do Grupo Total Distribuição, estava ciente das dificuldades que a empresa enfrentava e ouvia falar muito sobre o BI. Depois de conhecer a ferramenta de BI, ele ficou fascinado com o que viu e percebeu que o BI poderia ajudar a aumentar a confiança na tomada de decisão e a transparência de informações com as pessoas. Com o BI, a Total Distribuidora agora tem uma visão mais clara sobre os processos e a evolução dos negócios. – “E o BI veio justamente para isso” – diz Chagas – “uma ferramenta que realmente acompanha, mostra onde estamos acertando e errando.
Hoje, graças ao BI, a Total Distribuidora trabalha com uma transparência que permite que todos saibam o que está acontecendo, desde aqueles que estão na ponta até os níveis gerenciais. Todos têm acesso às informações atualizadas e podem tomar decisões mais bem informadas, com mais confiança e precisão. – “Só faz errado, só se vende sem rentabilidade, ou com rentabilidade exagerada, se quiser.” – afirma Chagas – “A gente ganhou muita agilidade e muita confiança da equipe.”
O TARGIT Decision Suite, o BI que a Total Distribuidora utiliza, é feito para atender à indústria de distribuição farmacêutica e ajuda a empresa a identificar onde estão os gargalos e falhas nos processos, permitindo que a equipe investigue e corrija rapidamente os problemas.
Com o TARGIT, a Total Distribuidora ganhou agilidade e confiança da equipe, permitindo que a empresa identifique erros de tributação e produtos com rentabilidade baixa rapidamente. A transparência de informações, a agilidade e a confiança são essenciais para a empresa em um mercado altamente competitivo e complexo como o farmacêutica. O TARGIT é a tecnologia de ponta que ajuda a Total Distribuidora a manter-se atualizada e competitiva no mercado em que atua.
“E o BI nos ajudou muito a ver essa questão das falhas. “O porquê esse produto estava com uma rentabilidade tão baixa?” E daí a gente ia investigar para descobrir que era mesmo algum erro de tributação. Mas se não tivéssemos o BI para nos alertar de forma rápida onde estava os gargalos, a gente sofreria um tanto mais para ajustar os processos.”
– Francisco Chagas – Diretor do Grupo Total Distribuição
Exemplo de dashboard usado pela Total Distribuidora
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